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Cómo seleccionar hojas de Excel

Si queremos activar una hoja de Excel deberemos seleccionarla antes, ya que sino no podremos trabajar en ella.  La selección de las hojas de Excel variará en función de la cantidad y el orden en el que queramos seleccionarlas y activarlas.

Las distintas formas de seleccionar hojas de Excel

Una de las ventajas de la selección y activación de las hojas de cálculo es que disponemos de varias opciones según el número de hojas de Excel que queramos seleccionar y su disposición. Sabremos que están seleccionados porque el nombre de las etiquetas cambiará a negritas.

Una sola hoja de cálculo

Basta con hacer clic sobre la etiqueta de la hoja de Excel y automáticamente se habrá activado.

Hojas de Excel contiguas

Si queremos seleccionar varias hojas contiguas deberemos pinchar en la primera hoja que queramos seleccionar, mantendremos pulsada la tecla [Mayús] y hacemos clic en la etiqueta de la última hoja de cálculo.

Hojas de cálculo no contiguas

En este caso seleccionaremos la etiqueta de la primera hoja que deseemos activar, mantendremos pulsada la tecla [Ctrl] y haremos clic en la etiquetas del esto de hojas que queremos seleccionar

Todas las hojas de un libro de Excel

Si en lugar de elegir unas cuantas queremos seleccionar todas, deberemos hacer clic sobre una de las etiquetas con el botón derecho del ratón y a continuación marcar la opción Seleccionar todas las hojas en el menú desplegable que aparece.

Cuando tenemos varias hojas de Excel seleccionadas, al lado del nombre del libro de Excel aparece la palabra [Grupo], lo que quiere decir que si modificamos algo en la hoja activa se aplicará también al resto de hojas.

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Cómo cambiar el nombre a una hoja de Excel

Cuando creamos un libro de Excel nuevo el propio programa nos proporciona los nombre de las hojas de cálculo que lo componen, pero esto no quiere decir que debamos mantener ese nombre preestablecido o que no podamos cambiarlo, principalmente porque sino todos nuestros libros de Excel tendrás las mismas hojas de cálculo: Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3… De ahí la necesidad de cambiarle el nombre a las hojas de Excel, para poder estructurar nuestro trabajo y luego poder identificar los datos de cada hoja de cálculo rápidamente.

Pasos para cambiar nombre a una hoja de Excel

El nombre de las hojas de cálculo de Excel debe facilitarnos el trabajo, ayudarnos a organizar nuestros proyectos y permitirnos aglutinar e identificar los datos rápidamente, por lo que debemos elegir un nombre apropiado para cada caso:

  • Paso 1: haz doble clic en la etiqueta de la hoja de Excel que necesitas cambiar
  • Paso 2: escribe el nuevo nombre. Debes saber que el nuevo nombre no puede tener más de 31 caractéres incluyendo los espacios y que no acepta alguno caracteres como [:], [/] o [\] [¿], [?], [*]
  • Paso 3: pulsa la tecla [Intro] para confirmar.

TRUCO: también podemos hacer clic encima de la etiqueta de la hoja de cálculo con el botón derecho del ratón y en el menú desplegable que aparece seleccionar la opción Cambiar nombre y seguir con el paso 2 y 3 mencionados anteriormente.

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Cómo activar una hoja de Excel

Las hojas de Excel son aquellas hojas de cálculo que componen los libros de Excel. Una de las características de estas hojas es que se representan mediante etiquetas, y precisamente estas son las que nos ayudarán a conocer qué hoja de Excel está activa y cuál no.

¿Cómo se distingue la hoja de Excel activa?

Por defecto, las etiquetas de las hojas de Excel llevan como nombre “Hoja + un número”, tanto si creamos un libro nuevo de Excel como si añadimos una hoja a un libro existente. No obstante, esa etiqueta la podemos modificar y ponerle el nombre que queramos.

Cuando seleccionamos una hoja de Excel, el color de la etiqueta cambia ligeramente, normalmente se vuelve más intenso, de esta forma sabremos que esa es la hoja de Excel que tenemos activa. El resto de hojas de cálculo que no están activas adquieren un color más suave.

Pasos para activar la hoja de Excel que necesitamos

Las etiquetas de las hojas de Excel actúan como botones que activan o desactivan la hoja de cálculo, permitiéndonos trabajar en unas o en otras según nuestras necesidades. Estos botones se encuentran en la parte baja del archivo de Excel, en una barra que coloca las etiquetas una al lado de la otra. En dicha barra encontramos también otros botones de desplazamiento que nos ayudarán a visualizar todas las hojas disponibles y aquella que estamos buscando para acceder:

  • [<]: nos lleva a la hoja anterior (o a la primera hoja si hacemos Ctrl + clic en el botón izquierdo del ratón)
  • [>]: nos lleva a la hoja siguiente (o a la última hoja si hacemos Ctrl + clic en el botón izquierdo del ratón)
  • […] a la izquierda: nos lleva a la primera hoja de cálculo
  • […] a la derecha: nos lleva a la última hoja de Excel

Una vez tenemos localizadas las hojas de Excel, procedemos a activarlas:

  • Paso 1: usa los botones [<] o [>] y haz clic sobre ello con el botón derecho del ratón
  • Paso 2: selecciona, en el listado que aparece, la hoja de cálculo en la que deseas trabajar

TRUCO: podemos usar comandos del teclado para pasar de una hoja a otra: [Ctrl][Av Pág] para activar la hoja siguiente o [Ctrl][Re Pág] para volver a la hoja anterior.

Marta Gago No hay comentarios

6 trucos para hacer fácilmente un inventario de productos con Excel

Si tenemos un negocio, debemos realizar un inventario de nuestras existencias. Gracias a un inventario actualizado podemos:

  • Evitar la rotura de stock: es decir, evitaremos quedarnos sin existencias necesarias para desarrollar la actividad de nuestra empresa o negocio.
  • Dar salida a excedentes: disponer de un inventario nos permitirá conocer si tenemos un excedente de alguna existencia o materia prima. Si es así, podemos crear alguna promoción para dar salida a éste.
  • Detectar desperfectos o productos caducados: al hacer un inventario de almacén podremos descubrir aquellos productos que no están en un buen estado.
  • Saber cuándo realizar compras a proveedores. Cuando se detecta que el inventario corre peligro, será la hora de realizar la compra a proveedores.

Sigue estos consejos y haz tu inventario en Excel

En este post, veremos 6 trucos para hacer un inventario de productos con Excel:

1. Trabaja por columnas

Las columnas mínimas que debería tener en tu inventario son:

  • Producto y sus referencias para identificarlos sin posibilidad de error.
  • Cantidad de cada referencia.
  • Proveedor del artículo. Esto es optativo, pero podemos incluir el proveedor que nos suministra cada producto.
  • Entradas y salidas del producto: es decir, cuando adquirimos el producto del proveedor y cuando los vendemos. Estos datos son los que modificarán la columna del total.

2. Escribe los encabezados de cada columna

Bastará con seleccionar la celda y escribir el título.

3. Dale formato a los encabezados de la columna

Puedes darle color de fondo, un tamaño de fuente mayor que el resto de las celdas, usar las negritas, etc. Para dar formato a estas celdas, bastará con: seleccionar la celda y darle el formato que deseemos, que lo encontramos en el grupo Fuente de la pestaña Inicio de la cinta de opciones.

4. Controla las cantidades

Anotados los nombres y referencias de cada producto, tenemos que recoger la cantidad de cada uno. Para ello, al crear el inventario tendremos que hacer un recuento de todos ellos y vamos escribiendo en la columna Cantidad, el recuento de cada artículo.

5. Anota las entradas y salidas de cada producto

Esto es lo que nos permitirá tener el inventario actualizado. Es decir, tenemos que ir actualizando las columnas Entradas y Salidas cada vez que compremos productos o los vendamos.

6. Calcula a través de una fórmula

El total de cada producto lo relacionaremos con las columnas Entradas y Salidas. Es decir, tenemos que insertar una función para que en el total se sume y reste los datos de la columna de entradas y salidas. De este modo, siempre tendremos nuestro inventario actualizado. Podemos hacerlo de la siguiente forma:

 

  • En la columna del total, nos situamos en la primera celda.
  • Insertamos la función Suma y en ella tiene que aparecer:
    • En el número 1: la celda de la cantidad del producto correspondiente
    • En el número 2: la celda de la entrada
    • En el número 3: la celda de salida. Pero ¡ojo! En este caso tenemos que ponerle un signo negativo, esto hará que esta cifra (la de salidas), se restará al total del producto.
    • Cuando ya tenemos insertada esa función en la primera celda, lo que haremos es rellenar las demás celdas de la columna total. Con esto lo que estamos haciendo es que esa misma función se aplique en todos los productos. Recuerda que para hacer esto, basta con tirar del cuadradito inferior derecho de la celda hacia abajo.
  • Ya tenemos la columna total preparada, así cada vez que actualicemos las entradas y salidas de cada producto, se irán actualizando los datos totales de ésta.

Puedes usar una plantilla de inventario en Excel, con la que ahorrarás dinero y tiempo. Busca una plantilla para inventario y sólo tendrás que adaptarla a tus necesidades. Recuerda que las plantillas siempre podremos adaptarlas a nuestras necesidades o la de nuestra empresa o negocio.

Marta Gago No hay comentarios

9 claves para organizar turnos de trabajo en Excel

En la gestión de los Recursos Humanos de nuestra empresa, Excel nos puede ayudar mucho.  A través del programa Excel, nos será muy fácil organizar al personal  de nuestro negocio en cuanto a vacaciones, horarios de trabajo, días libres, distribución de tareas…a través de las plantillas de Excel para descargar que tenemos disponibles en Internet, o bien elaborando las nuestras.

En el post de hoy nos centraremos en el uso de Excel para organizar los turnos de trabajo de nuestros empleados. En primer lugar, veremos los elementos que no podemos olvidar a la hora de hacerlo:

1. Las personas en plantilla

Es decir, los trabajadores que tenemos que meter en los turnos que organicemos.

2. Los diferentes horarios

Nos referimos a los distintos turnos de trabajo, si son mañana, tarde o noche o por horas.

3. Los días laborables

Son los días que tendremos que meter en los turnos, si nuestra empresa trabaja de lunes a viernes, a sábado o a domingo.

4. Las vacaciones, días libres o bajas del personal

Es de especial importancia porque las personas que estén ausentes del trabajo por algunos de estos motivos, no podremos meterlos en algunos de los turnos.

5. Días festivos

Recuerda que debes tener en cuenta los días no laborables al realizar los turnos de trabajo. Por ello, debes tener siempre un calendario a mano, puedes hacer uso de los calendarios de Excel.

6. Las horas que trabaja cada empleado

Algunos de los empleados puede tener una reducción de jornada o bien, su contrato es de menos horas.

7. Los distintos puestos que se pueden ocupar

Es decir, en el turno tenemos que indicar qué puesto ocupa ese empleado. Por ejemplo, en un restaurante estarían los puestos de personal de sala, cocina, encargado…

8. Las necesidades de producción en cada momento

Es decir, no todos los momentos del año son iguales en el nivel de producción de cualquier empresa o negocio. Por ello, habrá momentos que tengamos que eliminar algún turno, por ejemplo el turno de noche en una fábrica; otros momentos en los que tengamos que meter más personal, por ejemplo, continuando con el restaurante, en días festivos o fechas señaladas como la Navidades, tendremos que meter más personal en cada turno.

9. Respetar 12 horas entre turnos

Es decir, no podemos meter a un trabajador en dos turnos seguidos sin dejar entre ellos al menos 12 horas entre uno y otro.

Después de tener en cuenta estos elementos para organizar los turnos de trabajo, Excel nos puede facilitar el trabajo porque tenemos distintas funcionalidades que podemos utilizar:

  • Crear una hoja de Excel para cada semana. Podemos tener una hoja para cada semana e indicar arriba a qué semana se refiere. .
  • Dar un diseño más atractivo a nuestra hoja de turnos, dándole formato a las celdas con los colores de relleno o de las tipografías. Lo haremos en la pestaña Inicio, en Fuente.
  • Incluir listas desplegables en el Excel con los nombres de los trabajadores o bien, con los turnos, así no tendremos que escribirlos, simplemente escoger de la lista, previamente creada.
  • Imprimir la hoja de Excel con los turnos para colgarlo en la oficina o tablón de anuncios.
  • Hacer búsquedas de trabajadores si queremos consultar su turno. Esto lo podemos hacer con la herramienta Buscar de Excel que se encuentra en la pestaña Inicio en el grupo
  • Añadir notas sobre algún empleado, turno, tareas…a través de los comentarios de Excel. Para ello, debemos irnos a la pestaña Revisar, en el grupo Comentarios> Nuevo comentario.

Como ves, con Excel organizar los turnos de trabajo será muy sencillo, puedes utilizar una plantilla de Excel para los turnos de trabajo que sólo tendrás que adaptar a tus necesidades

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Cómo guardar un libro en formato PDF o XPS

Los archivos guardados en formato PDF o XPS cuentan con la ventaja de que no se pueden modificar ni los datos, ni los gráficos, ni las imágenes… ni nada que se hayan creado con el programa original, lo que permite intercambiar libros de Excel con la seguridad de que llegarán al destinatario sin ninguna alteración indeseada.

Cómo convertir un libro de Excel a PDF

Pero ¿sabes qué es lo mejor? El propio programa de Excel nos permite pasar un archivo de Excel al formato PDF, osea que no necesitamos un programa complementario para conseguirlo. Basta con seguir estos pasos:

  • Paso 1: pincha en la pestaña Archivo
  • Paso 2: selecciona la opción Exportar
  • Paso 3: elige Crear documento PDF/XPS en el panel y haz clic en el botón Crear documento PDF/XPS
    • O bien utiliza la opción Guardar como en la pestaña Archivo
  • Paso 4: modifica el Nombre de archivo y la carpeta donde quieres guardar el libro de Excel en caso de que sea necesario.
  • Paso 5: en el campo Tipo selecciona la opción PDF (.pdf) o Documento XPS (.xps)
  • Paso 6: si quieres que el archivo de Excel convertido en PDF / XPS se abra automáticamente justo después de haberlo guardado marca la opción Abrir archivo tras publicación.
  • Paso 7: elige una de las opciones de Optimizar para:
    • Estándar (publicación en línea e impresión) : permite una mejor calidad de impresión del documento de Excel dado que aumenta su tamaño.
    • Tamaño mínimo: reduce el tamaño del archivo y, por tanto, la calidad de impresión.

  • Paso 8: modifica las Opciones relacionadas con el formato PDF o XPS con el botón correspondiente, si fuera necesario:
    • Marca la parte del libro que quieres convertir eligiendo una de estas opciones:
      • Todo: incluye todas las páginas del libro
      • Páginas: sólo publica el intervalo de páginas específicas que marcaremos en los campos Desde y A
      • Selección: sólo abarca las celdas seleccionadas
      • Hojas activas: solo incluye la hoja u hojas de Excel seleccionadas
      • Todo el libro: todos los datos del libro
      • Tabla: publica la tabla que hayamos seleccionado
    • Selecciona Omitir áreas de impresión si quieres imprimir toda la hoja evitando las zonas de impresión existentes
    • Mantén seleccionada la opción Propiedades del documento si quieres que el título, el asunto, el autor… estén incluidos en el documento en PDF.
    • Marca la opción Etiqueta de la estructura del documento para accesibilidad para crear un documento accesible a los usuarios que tengan alguna discapacidad. Si no lo marcamos el libro de Excel será más pequeño, ya que no incluirá los datos para mejorar la accesibilidad.
    • Si estás creando un libro de Excel en PDF dispones de la opción Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A), un formato que algunas administraciones exigen.
    • Pincha en el botón Aceptar para cerrar la ventana de Opciones de PDF/XPS
  • Haz clic en el botón Publicar.

Si hemos marcado la opción de abrir el archivo tras su publicación, se nos abrirá automáticamente el archivo de Excel en formato PDF o XPS, sino deberemos buscarlo en la carpeta en la que hemos decidido guardar nuestro libro de Excel en PDF.

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Cómo guardar un libro de Excel

Si queremos conservar el trabajo realizado en los libros de Excel será necesario que lo guardemos, ya sea un libro de Excel que acabamos de crear, o cuando abrimos un libro de Excel que tenemos o nos han proporcionado en forma de archivo.

Pasos para guardar un libro nuevo

Cuando creamos un libro nuevo en Excel, se le asigna un nombre por defecto: Libro 1, Libro 2… es decir que el programa Excel asigna a los documentos un nombre por defecto. Si queremos asignarle un nombre personalizado, deberemos guardar el libro de Excel con el nombre que deseemos. Lo mismo sucede con los cambios, ya que si apagamos el ordenador o cerramos el libro de Excel de repente, perderemos todas las modificaciones hechas en el documento de Excel. Por eso es importante aprender a guardar los libros de Excel correctamente.

  • Paso 1: haz clic en la pestaña Archivo
  • Paso 2: selecciona la opción Guardar
  • Paso 3: elige la ubicación en la que quieres guardar el nuevo libro de Excel:
    • Recientes: aparecen en el panel derecho las últimas carpetas utilizadas.
    • OneDrive: para almacenar el libro de Excel online (en la nube)
    • Este PC o Equipo: para guardar el archivo de Excel en alguna carpeta interna del ordenador o de una memoria extraíble.
    • Examinar: si en el panel derecho no aparece la carpeta en la que deseas guardar el libro de Excel, esta opción te permite buscar la carpeta que quieres.
  • Paso 4: se abrirá la ventana de Guardar como
  • Paso 5: pincha en el campo de Nombre de archivo y escribe el nombre con el que quieres guardar el libro de Excel
  • Paso 6: haz clic en Tipo si deseas modificar el tipo de archivo del libro
  • Paso 7: pincha en el botón Guardar.

En función del tipo de archivo que elijamos para guardar el libro de Excel nuevo, la extensión del libro de Excel cambiará. Las últimas versiones de Excel tienen una extensión de .xlsx, pero este tipo de archivos son incompatibles con las versiones de Excel anteriores al 2007. Sin embargo, sí que podemos guardar los libros de Excel en versiones anteriores a la de 2007 en lugar de .xlsx.

TRUCO: podemos acceder a la opción de guardar a través del teclado con el comando [Ctrl] G o pinchando en el icono de disquet de la barra de herramientas de acceso rápido.

Cómo guardar los cambios en un libro de Excel existente

Si tenemos un libro que ha existía previamente, lo abrimos y lo alteramos, deberemos asegurarnos de que guardamos todas las modificaciones realizadas antes de cerrar el programa Excel, ya que sino no conservaremos nada.

  • Paso 1: selecciona la pestaña Archivo
  • Paso 2: pincha en la opción Guardar

Esta opción para guardar no modifica ni el nombre ni la ubicación del libro de Excel, por lo que en ambos casos conservaremos los originales. La única diferencia será el contenido de las hojas de Excel que contiene el libro.

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Cómo abrir un libro de Excel

A la hora de usar los libros de Excel deberemos tener en cuenta que no sólo podemos crear nuevos libros de Excel vacíos, sino que también podemos abrir libros de Excel que tengamos guardados en el ordenador u online. Se trata de aprender a usar los archivos generados por el programa Excel cuando lo usamos y guardamos los cambios, o bien aquellos documentos de Excel que recibimos vía email o USB, o descargamos de una web.

Cuáles son los pasos para abrir un libro de Excel

Si estamos usando una versión reciente de Excel, a partir de la versión 2010, el procedimiento para abrir un libro de Excel será el siguiente:

  • Paso 1: selecciona la pestaña Archivo
  • Paso 2: elige la opción Abrir
  • Paso 3: selecciona una de las opciones que aparecen:
    • Recientes: son aquellos documentos de Excel que hemos utilizado últimamente, sólo tienes que elegir el libro que quieres abrir de los que aparecen en el lado derecho de la ventana.
    • OneDrive personal: elige esta opción si quieres abrir un libro guardado online (en la nube). Al seleccionarlo se abrirá un panel a la derecha con las carpetas y subcarpetas que tengas en OneDrive personal y a continuación debes hacer clic en las carpetas en las que se encuentra guardado el libro y después en el archivo en concreto que quieres.
    • Este PC: esta es la opción que debes elegir si tienes un libro de Excel guardado de forma interna, ya sea el disco duro del ordenador o una memoria externa como un disco duro externo o un USB. A mano derecha se desplegará un panel con los archivos y subcarpetas que tengas guardadas en Documentos. Sólo tienes que elegir la carpeta en la que se encuentra el documento que necesitas y luego hacer clic en el libro de Excel concreto que buscas.
    • Examinar: en caso de que el libro de Excel que necesitamos abrir no aparezca en la ventana de Abrir en la que nos encontramos, haz clic en la opción Examinar y busca la carpeta donde está el archivo que necesitas y selecciónalo.

TRUCO: podemos acceder a la opción Abrir con métodos abreviados del teclado como [Ctrl] A o bien [Ctrl][F12]

Abrir un libro de trabajo en Excel 2007

En las versiones menos nuevas, como el Excel 2007, la forma de abrir un libro de Excel varía un poquito en algunos de sus pasos:

  • Paso 1: pincha en el  botón de Inicio de Excel de la parte superior izquierda, también llamado botón de Office (con cuadrados de colores).
  • Paso 2: selecciona la opción Abrir
  • Paso 3: elige una de las opciones del menú izquierdo de navegación:
    • Acceso rápido: muestra las últimas carpetas utilizadas en el ordenador.
    • Microsoft Office Excel
    • OneDrive
    • Este equipo
    • Red
  • Paso 4: haz clic en la carpeta de almacenamiento que contenga el archivo de Excel que quieres abrir. Podrás ver una vista previa del contenido de esa carpeta en el panel de la derecha.
  • Paso 5: haz doble clic sobre el archivo de Excel una vez lo tengas localizado o bien selecciónalo y dale al botón de Abrir.

Cómo abrir varios libros de Excel al mismo tiempo

En caso de que en lugar de un archivo de Excel queramos abrir dos o más, deberemos seguir estos pasos:

  • Libros contiguos: pulsamos la tecla de mayúscula [Mayús] a la vez que pulsamos el último libro.
  • Libros no contiguos: pulsamos [Ctrl] a la vez que pulsamos en cada libro.

A continuación hacemos clic en el botón Abrir y automáticamente nos aparecerán las ventanas de los libros de Excel abiertas.

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Cómo crear una plantilla de libro personalizada en Excel

Las plantillas de Excel resultan extremadamente útiles ya que este tipo de documento de Excel aglutina hojas de cálculo, datos con formato, fórmulas y funciones para realizar cálculos… todo listo para poder aprovecharlo y crear nuevos libros de Excel listos para usar.

Pasos para hacer una plantilla personalizada con Excel

A la hora de crear un nuevo libro de Excel en formato de plantilla deberemos tener en cuenta cuáles son los posibles libros que crearemos en el futuro con dicha plantilla. Si es necesario aplicar algún tipo de protección a las hojas o celdas de Excel para que no se modifique algún campo de la plantilla de Excel, también deberemos saberlo y aplicarlo. No obstante, debemos tener en cuenta que esta forma de crear plantillas de Excel es para las últimas versiones a partir de la de 2010.

  • Paso 1: haz clic en la pestaña Archivo
  • Paso 2: pincha en la opción Guardar como
  • Paso 3: selecciona Examinar en el panel central.
  • Paso 4: haz clic en la opción Tipo, donde se desplegará una lista de opciones y de entre las cuáles elegiremos Plantilla de Excel (*.xltx)
  • Paso 5: en el campo Nombre de archivo especifica el nombre de la plantilla que estás creando
  • Paso 6: pincha en el botón Guardar

Cómo crear una plantilla de libro personalizada en Excel 2007

En versiones de Excel anteriores, como la del 2007, el proceso para crear plantillas personalizadas de Excel varía ligeramente en algunos puntos, aunque el resultado es el mismo.

  • Paso 1: pincha en el  botón de Inicio de Excel de la parte superior izquierda, también llamado botón de Office (con cuadrados de colores)
  • Paso 2: selecciona la opción Guardar como
  • Paso 3: elige Otros formatos
  • Paso 4: selecciona la opción Tipo, donde se desplegará una lista de opciones y de entre las cuáles elegiremos Plantilla de Excel
  • Paso 5: escribe un nombre para la plantilla en el campo Nombre de archivo
  • Paso 6: haz clic en el botón Guardar

Una vez tengamos la plantilla personalizada de Excel creada podremos modificarla posteriormente si nos hiciera falta, sólo tenemos que abrirla y cambiar cosas como si fuese un libro de Excel cualquiera.

TRUCO: la ubicación de las plantillas personalizadas de Excel está predefinida, pero puede modificarse a través de las Opciones de Excel, seleccionando la pestña Archivo –> Opciones –> categoría Guardar –> zona Guardar libros –> campo Ubicación predeterminada de plantillas personales.

Marta Gago No hay comentarios

7 consejos para gestionar proyectos con Excel

Gracias a Excel, las empresas y profesionales pueden llevar un control exhaustivo de sus proyectos sin ser necesarios altos conocimientos informáticos.  Una gestión adecuada de los proyectos permite ser más eficientes, controlando mejor los recursos y los tiempos.

Así, cuando trabajamos en un proyecto, debemos controlar distintos aspectos como los siguientes:

  • Las tareas de las que se compone el proyecto
  • Recursos para cada tarea y por ende, para cada proyecto. Se refiere a recursos humanos y materiales.
  • Fechas de inicio y final del proyecto
  • Clientes de cada uno de nuestros proyectos
  • Evolución del proyecto, lo que queda por finalizarlo.

Pasos necesarios para controlar tus proyectos con Excel

En este artículo os daremos 7 consejos para gestionar tus proyectos en Excel:

1. Divide el proyecto en tareas

En general, los proyectos se dividen en tareas de distintos tipos y para llevar un mejor control debemos representar cada tarea en Excel. Por ejemplo, un proyecto de elaboración de una página web para un cliente se dividiría en: diseño maqueta, diseño plantilla, programación, cargar contenido, seo, etc.

gestionar vacaciones personal como

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2. Fecha de inicio y final de cada proyecto

Debes darle a cada proyecto una fecha de inicio y final, esto nos permitirá no perder nunca de vista cuánto queda para la entrega del mismo, así como cuándo debemos comenzar.

3. Duración del proyecto

Está relacionado con el punto anterior, es importante establecer el tiempo de cada proyecto, que podemos obtenerlo con la suma de los tiempos estimados de cada tarea que lo compone.

4. Recursos asignados

Debemos asignar a cada proyecto tanto los recursos humanos como materiales necesarios para su desarrollo. Así, siguiendo con nuestro ejemplo, debemos asignar a este proyecto los recursos humanos con nombre: 1 programador (Luís Domínguez), una diseñadora (Laura Benítez) y un técnico de marketing (Andrea Pérez). En  cuanto a los recursos materiales podrían ser: imágenes del cliente, hosting y dominio, etc.

5. Estado de las tareas

Debemos llevar un control de la realización de las tareas, controlando sus estados: comenzadas, en desarrollo, finalizadas…Además, podemos utilizar algunos de los gráficos de Excel para representar la evolución de las mismas.

como gestionar una empresa con Excel

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6. Asigna cada proyecto a su cliente

Esto nos permitirá también llevar un control de los contactos que establecemos con él. Así, podemos recoger las reuniones con los clientes, por ejemplo: una reunión antes de comenzar el proyecto, otra a mitad del mismo y otra al final y entrega. Podemos controlar los acuerdos de las reuniones, así como las fechas en las que se realizan.

7. Cerrar el proyecto

Finalizado el proyecto, no nos podemos olvidar de cerrarlo cuando todo esté ok y entregado al cliente. Si cobramos a la entrega, también debemos controlar el pago.

Si controlamos todos estos aspectos de cada uno de los proyectos que llevamos a cabo, seremos más productivos, controlaremos mejor los tiempos y los recursos y por lo tanto, podremos ser más eficientes y obtener más beneficios.

A la hora de crear un nuevo proyecto, debemos tener en cuenta los que estamos desarrollando en ese momento para asignar los recursos humanos y darle la fecha de comienzo. Es decir, tenemos que tener en cuenta cuándo tendremos los recursos humanos disponibles ( porque hayan finalizado el anterior). Por ello, lo interesante es poder ver en una misma hoja de Excel la evolución de todos los proyectos en los que estamos trabajando o en los que trabajaremos en breve.

Además, Excel dispone de un elemento,  de los que ya hemos hablado en otro artículo, los gráficos que nos permitirán representar la evolución de las tareas para poder percibir en qué estado se encuentra el proyecto.

No obstante,  siempre podemos recurrir a una plantilla de Excel para la gestión de proyectos, elaborada por nosotros mismos o buscarla en Internet, adaptándola a nuestras necesidades.

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Cómo crear un libro nuevo con plantillas de Excel

Una de las ventajas del programa Excel que a la hora de crear un libro nuevo de Excel podemos elegir entre crear un libro desde 0, en blanco, o bien recurrir a una plantilla de Excel. Estas, además, podemos elegirlas entre las que lleva el propio programa por defecto o bien, una plantilla que hayamos creado nosotros mismos o, incluso, que hayamos descargado. Dependiendo de la opción de plantilla elegida, la forma de generar los libros de Excel cambiará.

Crea un libro de Excel con una plantilla predeterminada

Este proceso es muy similar en las últimas versiones de Excel, desde la versión 2010 más concretamente:

  • Paso 1: haz clic en la pestaña Archivo
  • Paso 2: selecciona la opción Nuevo: si tienes plantillas que has creado tú aparecerán dos grupos: Personales y Destacadas, sino sólo aparecerán estas las plantillas preestablecidas por el programa Excel.
  • Paso 3: elige la plantilla predeterminada que se adapte a tus necesidades. Para saber el tema de cada plantilla predeterminada, fíjate en el nombre que aparece debajo de la viñeta de cada plantilla.
  • Paso 4: haz clic en la viñeta elegida y automáticamente aparecerá una ventana de vista previa en la que podrás ver tanto una previsualización de su diseño como la descripción de la plantilla. Puedes ver la previsualización y la descripción de las otras plantillas desde ahí mismo, sólo tienes que usar las flechas de los laterales para desplazarte hacia la siguiente o la anterior.
  • Paso 5: haz clic en el botón Crear una vez tengamos seleccionada la plantilla que queremos. Si sólo queremos cerrar la vista previa sin crear un libro nuevo deberemos darle al botón de cerrar [X] en la esquina superior derecha.

Automáticamente se abre una ventana nueva con los datos de la plantilla elegida. En caso de que tu cuenta de usuario no tenga instalada dicha plantillam el programa Excel la descarga automáticamente desde Microsoft. El nuevo libro creado llevará el nombre de la plantilla más un numero, por lo que una vez hayas hecho las modificaciones que necesites deberás guardar el libro como libro nuevo.

Crea un libro nuevo con una plantilla preestablecida de Excel 2007

Esta versión anterior del programa Excel tiene otra forma de hacer un libro nuevo de Excel a partir de una plantilla predeterminada:

  • Paso 1: haz clic en el botón de Inicio de Excel de la parte superior izquierda, también llamado botón de Office (con cuadrados de colores)
  • Paso 2: pincha en la opción Nuevo
  • Paso 3: selecciona “Plantillas instaladas” en la barra lateral izquierda
  • Paso 4: elige la plantilla preeestablecida que mejor se adapte a lo que necesites. En este caso también podrás conocer el tema de la plantilla a través del título inferior de las viñetas.
  • Paso 5: haz clic en el botón Crear

Acto seguido se abrirá una nueva ventana con un nuevo libro que, al igual que en el caso anterior, tendrá el nombre de la plantilla pero acompañado de un número y también deberás guardarlo como libro nuevo cuando lo hayas modificado.

Pasos para crear un libro de Excel con una plantilla personalizada

En el caso de que tengamos una plantilla de Excel personalizada que queramos usar, la forma de crear el libro nuevo de Excel será la siguiente:

  • Paso 1: pincha en la pestaña Archivo
  • Paso 2: elige la opción Nuevo
  • Paso 3: activa el vínculo Personal. Este vínculo sólo aparecerá si anteriormente has creado una plantilla personalizada y la has guardado como tal. normalmente se guardan en una carpeta específica para las plantillas: C:\Usuarios\nombre_usuario\Documentos\Plantillas personalizadas de Office.
    • En caso de que se trate de la versión de Excel 2007, deberás hacer clic en “Mis plantillas”.
  • Paso 4: selecciona la viñeta de plantilla que deseas.
    • En la versión de Excel 2007, también deberás hacer clic en el botón Crear.

A continuación aparecerá una ventana nueva con el libro de Exel que acabas de crear cuyo título será el nombre de la plantilla personalizada más un número. Como siempre, deberás guardarlo como libro nuevo una vez le haya hecho las modificaciones pertinentes.

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Cómo crear un libro nuevo de Excel vacío

Si necesitas empezar un proyecto nuevo en Excel necesitarás crear un libro de Excel nuevo que esté vacío. Para ello sólo necesitarás seguir estos sencillos pasos.

Con estos 3 pasos crearás un nuevo libro de Excel

El proceso para crear un libro nuevo es prácticamente igual en todas las últimas versiones de Excel a partir de Excel 2010:

  • Paso 1: haz clic en la pestaña Archivo
  • Paso 2: elige la opción Nuevo
  • Paso 3: selecciona la viñeta Libro en blanco

Automáticamente se abrirá una ventana nueva con el nombre Libro más un número.

Cómo crear un libro nuevo en Excel 2007

En el caso de la versión 2007 de Excel, la forma de crear un nuevo libro de Excel varía un poco ya que no dispone de la pestaña Archivo como tal. No obstante podemos hacerlo de la siguiente manera:

  • Paso 1: haz clic en el botón de Inicio de Excel de la parte superior izquierda, también llamado botón de Office (con cuadrados de colores)
  • Paso 2: pincha en la opción Nuevo
  • Paso 3: elige el icono Libro en blanco
  • Paso 4: haz clic en el botón Crear

Acto seguido tendremos nuestro nuevo libro de Excel vacío listo para usar.

TRUCO: también podemos crear un libro de trabajo de Excel nuevo con el método abreviado del teclado [Ctrl] + U o desde la página de Inicio de Excel haciendo clic en la viñeta Libro en blanco.

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Descubre la pestaña Archivo de Excel

La pestaña Archivo es una de las pestañas de la cinta de opciones de Excel más importantes y que más cambios ha sufrido a lo largo de las distintas versiones de Excel. De hecho, la pestaña Archivo como tal aparece solo a partir de la versión de Excel 2010. Esto no quiere decir que las versiones antiguas no dispongan de las funciones de la pestaña Archivo, sino que en dichas versiones anteriores disponen de otros botones para ejecutar las funciones de esta pestaña Archivo:

  • Versión Excel 2007: el botón de Office equivale a la pestaña Archivo.
  • Versiones de Excel 2003 o 2002: el menú Archivo equivale a la pestaña Archivo.

¿Cómo funciona la pestaña Archivo?

Si hacemos clic en la pestaña Archivo nos aparecerá una ventana que dispone de un menú lateral a mano izquierda donde encontraremos todas las funciones disponibles a la hora de gestionar los archivos de Excel, desde las más básicas a las más completas:

  • Información
  • Nuevo: este apartado puede desplegar más opciones sobre la creación de archivos:
    • Libro en blanco
    • Plantillas disponibles
    • Buscar una plantilla en línea
  • Guardar
  • Guardar como
  • Abrir
  • Cerrar
  • Imprimir
  • Compartir
  • Exportar
  • Cuenta: para configurar la cuenta de usuario
  • Opciones: para configurar la aplicación Excel.

Si queremos cerrar la pestaña Archivo sin realizar ninguna acción, basta con pinchar en la flecha hacia detrás [←] que aparece arriba.

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¿Se puede personalizar la cinta de opciones de Excel?

Una de las ventajas de la cinta de opciones de Excel es que podemos cambiar la forma de ver la barra de opciones. Para ellos necesitaremos seguir una serie de pasos para configurar la visualización de la banda de opciones de Excel que más nos guste o se adapte a nuestras necesidades.

No obstante, es importante saber que la modificación de la cinta de opciones sólo está disponible en las últimas versiones de Excel, en concreto a partir de la versión de Excel 2010. De hecho, esta cinta de opciones apareció en la versión de Excel 2007 por primera vez, aunque en esa versión no admite cambios, por lo que cualquier versión anterior no solo no podrá modificar la cinta de opciones, sino que ni siquiera dispondrá de ella.

Cómo personalizar la cinta de opciones de Excel 2016

Si queremos personalizar la barra del menú de Excel para tener otro tipo de visualización de la misma, en la versión de 2016 deberemos hacer clic en la herramienta “Opciones de presentación de la cinta de opciones” [↑] (en la parte superior derecha) y elegir una de las 3 opciones que aparecen:

  • Ocultar automáticamente la cinta de opciones: con esta opción ocultaremos las pestañas y los comandos. Si elegimos esta opción,luego deberemos pinchar en el icono de los puntos suspensivos para que las pestañas vuelvan a aparecer de forma temporal. Después, bastará con hacer clic en cualquier celda para que las pestañas y opciones sigan ocultos.

 

  • Mostrar pestañas: con este modo sólo veremos las pestañas, de forma que necesitaremos pinchar en cada pestaña para desplegar los comandos. No obstante, disponemos de una opción para anclarla si pinchamos en el símbolo con forma de chincheta situado en la parte derecha de la cinta de opciones. Al igual que en el caso anterior, bastará con pinchar en cualquier celda para que las opciones desaparezcan.

TRUCO para este modo: pinchar en el símbolo de “Contraer la cinta de opciones” ubicado en el lado derecho de la cinta de opciones [^] o usar el atajo de teclado [Ctrl] + [F1].

  • Mostrar pestañas y comandos: esta es la opción que siempre viene preestablecida en el programa Excel 2016, la cual permite mostrar la cinta de opciones permanentemente.

Cómo modificar la cinta de opciones en Excel 2010

El primer paso para personalizar esta cinta de opciones es abrir “Opciones de Excel”. Para ello pincharemos con el botón derecho del ratón en cualquier pare de la cinta de opciones y seleccionaremos la opción “Personalizar la cinta de opciones”.

El siguiente paso consiste en decidir cuál es la ficha de la barra de opciones en la que queremos colocar el nuevo botón y, a continuación, añadir comandos a la cinta de opciones de Excel. para ello necesitaremos seguir estos pasos:

  • Paso 1: en la lista desplegable izquierda llamada “Comandos disponibles”, elegimos la categoria de comandos que deseemos. También puedes ver todos los comandos de Excel haciendo clic en “Todos los comandos”.

 

  • Paso 2: seleccionamos el comando que necesitamos dentro de la lista.

  • Paso 3: en la lista desplegable derecha llamada “Personalizar la cinta de opciones”, elegimos un grupo de fichas de la cinta de opciones. En este grupo de fichas podemos encontrar dos tipos: las “fichas principales, las cuales están siempre visibles, y las “fichas de herramientas”, relacionadas con las fichas contextuales.

 

  • Paso 4: seleccionamos la ficha y el grupo de la lista  de la derecha donde queremos el nuevo botón.

 

  • Paso 5: para acabar, debemos pulsar en el botón “Agregar” ubicado entre los dos listados. De esta forma conseguiremos añadir el nuevo comando al grupo que queramos.
Marta Gago No hay comentarios

5 ventajas del control de stock con Excel

En cualquier empresa o negocio, aunque sea una empresa de servicios o  incluso una pequeña, es importante dedicar tiempo a realizar un inventario de los productos, materias primas o mercancías de los que se dispone para llevar a cabo la actividad. De esta forma, se podrá llevar un control del stock.

¿Para qué sirve hacer un control de stock con Excel?

Con Excel, gracias a sus hojas y libros, llevar a cabo una gestión del stock resulta bastante fácil. Podemos diseñar nosotros mismos nuestra propia plantilla de control de stock o bien, buscar una plantilla de control de stock en Excel ya elaborada. Pero la creemos nosotros desde 0 o la consigamos en Internet, controlar el stock con Excel tiene las siguientes ventajas (entre muchas otras):

1. Evitar rotura de stock

Es decir, evitar que nos quedemos sin las referencias básicas que necesitamos para desarrollar nuestra actividad. Por ejemplo, si trabajamos en un restaurante, controlar el stock impedirá que nos quedemos sin aceite, porque cuando el stock de aceite que utilizamos para cocinar y que tenemos en nuestro almacén, se esté gastando, sabemos que tenemos que realizar la compra de más aceite.

2. Conocer el valor de las existencias

Controlar el stock y tener un inventario nos permitirá conocer el valor que tiene la suma de todas nuestras existencias.

3. Preparar promociones

Es decir, puede ser que entre nuestros productos o referencias se encuentren una gran cantidad de un producto que esté a punto de caducar o bien, que es un artículo de temporada que en poco tiempo dejará de solicitarse. En este momento deberíamos realizar alguna acción promocional para dar salida a ellos. Imaginemos que vendemos zapatos, cuando finaliza la temporada de verano, si descubrimos que disponemos de un gran número de sandalias sin vender, lo recomendable sería dar salida a éstas con alguna promoción, porque el año próximo no se llevarán los mismos modelos.

4. Detectar material caducado/ estropeado

Realizar un inventario de nuestros productos también nos permite detectar referencias que estén estropeadas o caducadas.

5. Saber cuándo tenemos que solicitar más productos o materia prima

Ya lo hemos comentado en el primer punto, evitando así la rotura de stock.

¿Qué elementos son necesarios para gestionar el stock con Excel?

Si llevamos el control de stock a través de Excel debemos tener al menos los siguientes elementos:

  • Una columna para los productos o referencias en stock
  • Una columna con la cantidad de cada uno de esos productos o referencias
  • Las entradas y salida de cada producto: es decir, de cada una de las referencias, mostrar en una columna, el número de los que salen y el número de que entran (cuando se compran). Se puede crear una columna para las entradas y otra para las salidas. Estableciendo una función, los cambios en estas columnas, implicará cambios en la columna de la cantidad total de cada referencia, sumando o restando a la misma.
  • Gráficos con la situación de stock para mostrar cuándo éste está en riesgo.

A la hora de realizar un stock, de lo que se trata es de recoger en una base de datos todas las referencias de las que se dispone en almacén, para ir controlando las que quedan y saber si se encuentra en peligro el desarrollo de la actividad por falta de éstas.  Así, controlar el stock implica:

  • Elaborar una base de datos con todas las referencias de las que disponemos en nuestro almacén.
  • Hacer un recuento de las mismas, lo más común es hacerlo una vez al año.
  • Controlar cuando el stock corre peligro (se está gastando).
  • Controlar entradas y salidas de artículos (porque se vendan o se consuman en el desarrollo de la actividad).

Si aún no has probado en tener el  control de stock  de tu negocio en Excel, ¡ya puedes hacerlo!

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Cómo salir de Excel

Una vez tenemos listo nuestro libro de Excel o hemos acabado de trabajar con él por ahora, llega el momento de cerrar el programa Excel. Pese a que parezca que sólo existe una forma de salir de Excel, la realidad es que podemos cerrar esta herramienta de distintas maneras, todo depende de nuestras necesidades o habilidades.

Formas de cerrar el programa Excel

Existen diversas opciones para salir de un Excel. Estas variarán en función de nuestra última acción realizada con el programa Excel y lo que queramos conservar:

  • Si no quieres guardar los cambios: o no has hecho ninguna modificación, simplemente haz click en la herramienta ubicada en la parte superior derecha de la ventana del Excel [X]. De esta forma cerrarás el libro y saldrás de Excel.

  • Si quieres guardar los cambios y no perder el trabajo realizado, deberás Guardar el archivo de Excel antes y después pinchar en Cerrar [X].

Como caso extra. también puedes recurrir a los atajos de Excel y ejecutar el comando abreviado [Alt] + [F4]

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Cómo ejecutar Excel

Excel es un programa que suele estar instalado por defecto en tu ordenador, porque cuando lo adquieres está incluido en las aplicaciones del sistema. Si no es el caso, deberás instalar el programa Excel tras adquirirlo o descargarlo. No obstante, sea cuál se la opción, la forma de ejecutar el programa Excel será la misma.

Pasos para abrir el programa Excel

Antes de abrir el programa Excel debemos localizarlo. El icono de Excel se caracteriza por ser verde, no importa la versión que estemos utilizando, siempre tendrá tonos verdes y una X. Para localizarlo también debemos saber que podemos encontrarlo en 3 sitios distintos:

  • En el escritorio: se trata de un acceso directo al programa que aparecerá en el Escritorio de nuestro ordenador. Sólo necesitamos hacer doble clic encima y automáticamente se nos abrirá un libro de Excel en blanco.

  • En el menú de Inicio: para ello deberemos pinchar en el botón de Inicio de nuestro ordenador y buscar en la parte izquierda el programa de Excel. También podemos escribir Excel en el buscador del menú de Inicio y nos aparecerá. A continuación lo seleccionaremos pinchando encima y se abrirá un libro de Excel en blanco.

  • En archivos: si hemos recibido un archivo de Excel, ya sea por mail, en un USB o lo tenemos guardado en una carpeta de nuestro ordenador, sólo tendremos que hacer doble clic sobre dicho archivo de Excel guardado y se nos abrirá.

Cuando ejecutamos Excel por primera vez…

Nos aparecerá una mensaje en el que nos invitan a aceptar el contrato de licencia. Deberemos pulsar el botón Aceptar para poder continuar y usar el programa Excel.

Si no estamos suscritos a Office, es posible que se nos abra una ventana de Asistente par la activación de Microsoft Office para poder activar el programa. En este caso tenemos dos opciones:

  • Darle al botón Siguiente y seguir con el proceso de activación

 

  • O pinchar en Cancelar y activarlo en otro momento a través de la pestaña Archivo –> Cuenta. Debes tener en cuenta que este paso deberás hacerlo antes de 30 días, ya que es la duración de la licencia antes de que finalice.

Una vez configurado.. ¿qué pasa cuando abrimos Excel?

En función de la versión del programa Excel que tengamos o la ubicación desde la que estemos abriendo Excel, lo primero que aparecerá puede variar:

En la versión de Excel 2016, cuando abramos el programa encontraremos la pantalla de Inicio. En ella podremos acceder a:

  • Uno de nuestros libros de Excel: ya sea un archivo que hayamos guardado recientemente, hayamos descargado o nos hayan transferido desde un USB
  • Una plantilla de Excel predeterminada
  • Crear un libro de Excel nuevo

En la parte izquierda de esta página de Inicio nos puedes aparecer distintas opciones según nuestro último uso de Excel:

  • Mostrar archivos recuperados: nos permite recuperar aquellos archivos que se hayan guardado interrumpidamente y sin darle a guardar.
  • Recientes: abrirá aquellos libros de Excel que hayamos usado recientemente.
  • Abrir otros libros: nos permite abrir un libro en concreto.

En cambio, en otras versiones de este programa, como en Excel 2007, no disponemos de una pantalla de Inicio, sino que se nos abrirá un libro de Excel en cuya parte superior izquierda cuenta con un botón de colores. Al hacer click sobre este, encontraremos todas las opciones que hemos comentado anteriormente del Excel 2016: desde la opción de Libro de Excel nuevo hasta documentos recientes, pasando por la opción de Abrir algún archivo de Excel guardado en el ordenador. Desafortunadamente, esta versión no cuenta con ejemplos de plantillas de Excel predeterminadas, pero no pasa nada, siempre podemos descargar plantillas de Excel listas para usar en alguna web.

Marta Gago No hay comentarios

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